WMS Selectie

Op deze site komen de potentiele voordelen van een WMS systeem uitgebreid aan bod. De investering in een WMS kan echter aanzienlijk zijn. Dat schrikt veel bedrijven af, maar dat is niet altijd nodig. Natuurlijk zijn er high-end oplossingen die vooral geschikt zijn voor zeer grote en complexe organisaties. Tegenwoordig zijn er echter oplossingen voor alle soorten bedrijven.

Uiteraard geldt dan altijd: hoe complexer en groter de organisatie, hoe hoger de benodigde investering in WMS. Denk bijvoorbeeld aan analyses over de optimale looproutes binnen een magazijn (het zogenaamde “routing”). Deze analyses kunnen de resultaten van een groothandel ernstig verbeteren, terwijl bij andere organisaties de functionaliteit zelfs helemaal kan worden weg gelaten. Als u minder vaak producten uit uw magazijn moet halen, of wanneer u een klein aantal verschillende producten verkoopt, dan is het misschien niet nodig om ingewikkelde analyses op uw looproutes los te laten.

Maar hoe bepaalt u welke functionaliteiten precies nodig zijn? Wat voor systeem moet u selecteren? Het selecteren van een WMS systeem werkt eigenlijk exact hetzelfde als voor veel andere grote zakelijke softwaresystemen.

WMS Selectie: een stappenplan.

Wanneer u een WMS systeem gaat selecteren dan doet u er goed om éérst in kaart te brengen waar uw onderneming behoefte aan heeft. Dat klinkt wellicht voor de hand liggend, maar de meeste bedrijven beginnen gewoon met zoeken naar een leverancier zonder dat zij een precies beeld hebben wat zij willen vinden.

Wanneer de zoektocht naar een WMS systeem dan toch echt gaat beginnen kunt u het volgende stappenplan hanteren.

1.Verken de markt

Zorg dat u goed op de hoogte bent van het beschikbare aanbod van WMS systemen. De WMS selectie zal beginnen met het maken van een shortlist van de beste systemen. Neem hier de tijd voor. Het kan nogal vervelend werk zijn om urenlang te zoeken naar nóg een aanbieder. Toch is dit de enige manier als u zeker wilt weten dat het ideale systeem niet over het hoofd wordt gezien.

2.Open gesprek met leveranciers

Houd in uw achterhoofd dat leveranciers van WMS in de eerste instantie bij u op bezoek komen om hun systeem te verkopen. Wees dus vooral kritisch bij prachtige verhalen en stel pro actief vragen als:

• Hebben zij ervaring in uw branche?
• Hoe lang bestaan zij al?
• Wat is hun toekomst visie?
• Hebben zij recente referenties?

Een betrouwbare partner is belangrijk. De implementatie van een WMS is een project voor de langere termijn. U moet er ook van uit kunnen gaan de leverancier u over een aantal jaar nog steeds kan ondersteunen.

3. Stel de juiste vragen over het WMS systeem.

De vragen die u moet stellen over het WMS systeem zelf zijn misschien nog wel belangrijker. Pak dit dan ook serieus aan.

• a. Is het systeem gebruiksvriendelijk?

  Nog te veel bedrijven zijn WMS selectie als een aangelegenheid waar uitsluitend management en IT bij betrokken moet zijn. Dat is een misvatting. Natuurlijk is het belangrijk dat wordt gekeken of zo een systeem waarde heeft voor het management en of het technisch haalbaar is. Hou bij een WMS selectie ook rekening met werknemers uit alle lagen van de organisatie. Vergeet niet dat magazijnwerkers het systeem op dagelijkse basis moeten gebruiken. Als u dan geen gebruiksvriendelijk systeem uitkiest dan kunnen er fouten in data entry optreden. Ook is het gewoon irritant om dagelijks met een omslachtig of te ingewikkeld systeem om te gaan.

• b. Hoe werkt het WMS samen met bestaande IT infrastructuur?

  De meeste bedrijven die beginnen aan een WMS selectie hebben al bestaande software systemen (zoals ERP of CRM). Zorg er dan voor dat u zeker weet dat het nieuwe WMS systeem kan worden geïntegreerd onder de huidige IT infrastructuur. Het is natuurlijk een voordeel als u al een ERP systeem heeft en u kunt bij dezelfde leverancier een WMS module afnemen. Toch is het niet altijd de beste keuze om bij dezelfde aanbieder te blijven. Het enige wat telt is dat een WMS systeem kan voldoen aan uw specifieke wensen. Als dan blijkt dat u met een andere leverancier in zee moet gaan dan moet dat maar.

• c. Wat zijn de kosten voor extra gebruikers en modules?

  Denk bij WMS selectie ook aan de lange termijn. Daarmee bedoelen wij niet alleen onderhoudskosten, upgrades en support, maar ook het uitbreiden van het aantal functionaliteiten en gebruikers. De kosten van dit soort uitbreidingen kunnen nogal uit elkaar liggen per leverancie

  Over het algemeen berekenen WMS leveranciers hun kosten vooral op óf het aantal gebruikers óf het aantal functionaliteiten. Bij het ene bedrijf zijn de kosten per gebruiker wat hoger maar krijgt u wel snel uitgebreide functionaliteiten. Anderen kiezen er juist voor om de kosten per gebruiker laag te houden om vervolgens meer geld te vragen als er additionele functionaliteiten worden afgenomen. Bedenk dus goed hoe uw behoeftes in de toekomst zouden kunnen veranderen en hoe de totale kosten van het WMS systeem dan mee zouden veranderen.

• d. Het uitvoeren van een productdemonstratie

  Als u de gesprekken heeft gevoerd met de leveranciers is het tijd voor de productdemonstraties. Dit is een belangrijke stap bij een WMS selectie en het is belangrijk om erg kritisch te zijn. Voor dat de protestdemonstratie begint, kunt u het beste samenkomen met uw team. U bespreekt dan de mogelijke sterktes en zwaktes van iedere WMS oplossing. Deze punten verdienen extra aandacht tijdens de demonstratie.

  Informeer de leverancier welke functionaliteiten u in welke volgorde gedemonstreerd wilt zien. Door alle productdemonstraties op dezelfde manier op te zetten wordt het makkelijker om de ze met elkaar te vergelijken. Een beetje goede verkoper lukt het snel om met flitsende presentaties indruk te maken. Het enige wat telt is echter hoe het systeem met úw bedrijf en úw data omgaat.

Voor de beste WMS selectie kunt u de volgende tips gebruiken.

• Informeer de leverancier van te voren wat u van het systeem verwacht. Op deze manier dwingt u de leverancier tijdens de productdemonstraties te presenteren over toepassingen voor úw bedrijf. Het is dan minder makkelijk om een standaard salespraatje te houden waar uiteraard de sterke punten worden benadrukt en de zwakke punten worden onderbelicht.
• Ga niet alleen protestdemonstraties in. Stel een team samen uit verschillende lagen van de organisatie. Ieder heeft zo zijn eigen expertise. Management kan niet altijd goed inschatten hoe gebruiksvriendelijk een WMS systeem is voor magazijn medewerkers. Ook moet er altijd een IT specialist aanwezig zijn om eventuele technische vraagstukken te antwoorden.
• Werk van te voren vragen uit en stel deze ook. Op deze manier onderbreekt u het “verhaaltje” van een leverancier en kan inschatten of deze écht heeft begrepen waar het in uw organisatie over gaat.
• Probeer één standaard te vinden waaraan u iedere gepresenteerde oplossing test. Denk hierbij aan een vast formulier waar u scores geeft per onderdeel. Op deze manier is het waarschijnlijker dat u ieder systeem op dezelfde manier beoordeelt.