Kosten voor handelsondernemingen

De kans is groot dat u deze website heeft gevonden nadat u op internet op zoek was naar objectieve informatie over ERP. Een van de eerste zaken die u waarschijnlijk wilde weten is: hoeveel kost de implementatie van een ERP systeem? U zult ook hebben gemerkt dat deze informatie zeer moeilijk te vinden is. In dit artikel gaan wij proberen u hier eindelijk een antwoord op te geven.

De reden dat er zo vaag wordt gedaan over de implementatiekosten van ERP is omdat er niet zoiets bestaat als een “standaard ERP implementatie”. De kosten hangen enorm af van een aantal variabelen waardoor er grote kostenverschillen bestaan. Dit kan echt ver uiteen lopen: van gratis oplossingen voor de eenvoudigste out-of-the-box cloud ERP voor kleine ondernemingen tot zeer geavanceerde ERP systemen voor tienduizend euro per gebruiker. Dit zijn echter twee uitersten en er is wel een gemiddelde waar u op kunt rekenen.

De kosten van een ERP implementatie worden voornamelijk bepaalt door vier variabelen:

Het aantal gebruikers

Dit gaat niet om het aantal mensen die het ERP gaan gebruiken maar vaker over het aantal gebruikers dat tegelijkertijd met het ERP moet kunnen werken. Ook de bevoegdheden die deze gebruikers hebben maken veel verschil. Als er slechts een paar gebruikers beheerrechten hebben (management) en de rest heeft alleen leesrechten, dan is dat goedkoper dan dat iedereen volledig bevoegd is om het systeem te gebruiken. Het aantal gebruikers is een van de meest belangrijke factoren voor de kosten van een ERP systeem en veel leveranciers berekenen een ERP licentie op basis van kosten per gebruiker.

De bedrijfsprocessen

Niet ieder handelsbedrijf is hetzelfde. De achtergrond van ieder bedrijf en de manier van werken hebben verregaande invloed op de keuze voor het juiste ERP systeem. Alleen wanneer een ERP systeem goed aansluit lukt het om echt waarde toe te voegen. U kunt zich wel voorstellen wanneer de bedrijfsprocessen ingewikkelder worden, een ERP systeem kostbaarder wordt. Het ERP heeft dan bijvoorbeeld meer functionaliteiten nodig.

Add-ins van derden

Hierboven hadden wij het al over de invloed van de bedrijfsprocessen op de keuze voor een ERP systeem. Geen bedrijf is precies hetzelfde en dat kan een probleem zijn voor de leveranciers van ERP systemen. De ontwikkelaars maken keuzes waar zij hun R&D afdeling aan laten werken en dit is meestal niet in het opzetten van perfecte modules voor nichemarkten. Om toch aan de wensen van alle klanten tegemoet te komen sluiten zij partnerships met derde partijen die gespecialiseerd zijn in nicheoplossingen. Zo heeft bijvoorbeeld een handelsbedrijf in huisdieren zeer specifieke functionaliteiten nodig (info over inentingen, vergunningen, leeftijd, stambomen) die niet nodig zijn bij de meeste andere handelsondernemingen. Het probleem van deze derde partijen is dat ze vaak duur zijn. Hoe meer gebruik moet worden gemaakt van deze partijen, des te hoger te kosten zullen worden voor een ERP implementatie.

Maatwerk

Dit punt sluit een beetje aan op de vorige twee punten. Veel ERP leveranciers hebben zelfs met hun standaard oplossing, ook wel out-of-the-box genoemd, veel mogelijkheden voor handelsondernemingen. Om het ERP systeem echter goed te laten aansluiten bij de manier van werken en de andere systemen is er meestal maatwerk (programmeren) nodig. Natuurlijk zal meer maatwerk leiden tot meer kosten. Deze kosten lopen vooral op wanneer u zelf niet de nodige kennis in huis hebt en moet terugvallen op externe IT consultants.

Dus...Hoe veel bent u kwijt?

Aan het begin van dit artikel beloofde wij u dat er een schatting zou worden gegeven van de kosten voor ERP implementatie voor handelsbedrijven. Handelsbedrijven hebben vaak behoefte aan ERP systemen die simpeler zijn dan bij de productiesector, en complexer dan bij zakelijke dienstverleners. Hoewel de kosten dus kunnen variëren van 0 tot 10.000 euro per gebruiker zijn de meeste mid-markt ERP oplossingen te verkregen van ongeveer 3500-5000 euro per gebruiker.