Wat is een WMS (Warehouse Management Systems) systeem?

Van voorraadbeheer, verzending en ontvangst tot orderbeheer, een Warehouse Management Systeem (WMS systeem) is essentieel voor het soepel laten lopen van uw magazijnwerkzaamheden. Hoewel een uitgebreid WMS Systeem een dure investering kan zijn, kunt u er eigenlijk niet om heen.

Het functioneren van de processen binnen een magazijn zijn cruciaal voor het succes van handelsondernemingen. Als u vertrouwt op handmatige invoer van gegevens (vaak nog op papier) om uw magazijn te beheren dan zal de productiviteit van uw werknemers hier onder leiden. Misschien nog wel erger: de kans is groot dat gegevens verkeerd worden ingevoerd waardoor u een onbetrouwbaar beeld krijgt van de producten binnen uw magazijn.

Met een WMS systeem volgt u goederen door de supply chain

Het is erg belangrijk om precies te weten waar de producten in uw supply chain zich bevinden. Met deze kennis kunt u lage voorraden aanhouden en voorkomen dat u leveringsproblemen krijgt. U kunt daarbij snel eventuele knelpunten binnen de supply chain identificeren en hier gerichte actie op ondernemen. Bijvoorbeeld wanneer blijkt dat een leverancier vaak problemen heeft met het op tijd en voldoende leveren van een product. U kunt dan een back-up leverancier benaderen of de samenwerking helemaal stoppen.

WMS systemen geven u real-time informatie over de goederen in uw magazijn.

Bij ouderwetse handmatige registratie van items in het magazijn (op papier) werkt iedereen binnen de organisatie altijd met gedateerde informatie. Het duurt immers minimaal een dag (vaak langer) voordat veranderingen het magazijn van het papier worden overgenomen in het centrale systeem. In zo een situatie kan uw salesafdeling er nooit zeker van zijn dat de beschikbare voorraad in de computer overeenkomt met de werkelijkheid. Als het systeem een lagere voorraad aangeeft dan in de werkelijkheid (er is bijvoorbeeld een nieuwe levering geweest) dan kan het zijn dat u een verkoop mist omdat u niet kan beloven dat het product snel geleverd wordt. Dat kost veel geld. Een WMS systeem zorgt dat veranderingen direct worden opgenomen in één centrale database. Iedereen werkt met dezelfde gegevens en zodra een aanpassing is gedaan is deze voor alle bevoegden inzichtelijk.

Informatie over voorraden is correct

Omdat het magazijn zo een belangrijk onderdeel is van uw organisatie is het een absolute “must” dat de informatie over beschikbare voorraden kloppen. Als door (te) veel fouten het overzicht kwijt wordt geraakt van wat zich binnen het magazijn beschikbaar is dan kan dit enorme schade toebrengen aan uw bedrijf. Zo kunt u verplichtingen aangaan die u niet kunt nakomen of u laat juist verkopen liggen omdat u ten onrechte denkt dat u niet kunt leveren. De enige manier waarop u hier weer uitkomt is als u een grootschalige hertelling van uw magazijn doet. Dit legt uw onderneming deels plat en kost u veel omzet én brengt hoge kosten met zich mee. Een WMS systeem registreert precies wanneer een product uit voorraad gaat en houdt uw gegevens accuraat en betrouwbaar. Hertellingen zijn veel minder vaak nodig.

U weet precies waar in het magazijn elk product ligt

De processen binnen een magazijn zijn erg belangrijk voor het functioneren van handelsbedrijven. Hoe sneller en accurater de orderverwerking, des te meer orders u kunt afhandelen per dag. Uw personeelskosten en leveringstermijnen gaan omlaag. Daarom hebben de meest succesvolle handelsondernemingen de processen binnen het magazijn geautomatiseerd met een WMS systeem. Een WMS systeem helpt u namelijk door altijd precies te weten wáár in het magazijn bepaalde producten zich bevinden. Doordat uw medewerkers niet hoeven te zoeken wordt kostbare tijd bespaard bij order-picking. Niet alleen kan zo de tijd per order worden verkleind maar ook het aantal verkeerde order-picks drastische worden verlaagd. Met een goed WMS systeem kunnen medewerkers op een mobiele device precies zien waar ieder product zich bevindt. Eenmaal aangekomen kunnen zij het item scannen, waarna direct wordt geverifieerd of dit daadwerkelijk het juiste item is dat verzonden moet worden.

Uw magazijnwerkers zijn efficiënter door optimale looproutes

Ook kan met een WMS systeem in kaart worden gebracht hoe uw werknemers in het magazijn opereren. Tijdens order-picking is uw magazijnpersoneel constant op weg van de ene naar de andere opslagplek. Het bespaart veel tijd een energie wanneer zij altijd de kortste routes lopen en de meest efficiënte manier van order-picking doen. Het vinden van de juiste looppaden in het magazijn wordt “routing” genoemd. Een WMS systeem analyseert de looppaden van uw werknemers en kan vervolgens aangeven in welke volgorde en op welke manier producten uit het magazijn moeten worden gehaald. Dit zal er voor zorgen dat de tijd die nodig is voor order picking kan worden geminimaliseerd.

Conclusie: Denk goed na over een WMS systeem

Dit artikel geeft slechts beknopt inzicht in de vele voordelen die een WMS systeem voor logistieke handelsbedrijven kan betekenen. Het is echter ook een complex onderwerp en vergt een grote investering. Desondanks denken wij dat de voordelen bijna altijd opwegen tegen de nadelen.