Is EDI de ideale oplossing?

Handelsbedrijven gebruiken steeds vaker Electronic Data Interchange of EDI om de communicatie tussen partners (en afdelingen) te automatiseren. Het gebruik van EDI kan enorm veel voordelen opleveren, maar het is niet voor iedere bedrijf geschikt. In dit artikel zullen wij het hebben waarom voor sommige bedrijven het gebruik van EDI eigenlijk niet meer optioneel is.

EDI staat voor Electronic Data Interchange en deze term dekt de lading goed: het is de elektronische uitwisselingen van data tussen IT systemen van bedrijven of afdelingen. Het voordeel hiervan is de automatiseren van communicatie waardoor er geen mensen meer betrokken hoeven te zijn. De samenwerking tussen bedrijven verloopt dan niet alleen sneller, maar er kunnen ook minder fouten worden gemaakt. EDI kan alleen functioneren wanneer beide partners deze communicatiestandaard willen en kunnen ondersteunen.

Met het gebruiken van EDI worden gegevens overgezet naar een standaardformat, waarmee deze naar de partner worden gezonden. Vrijwel ieder soort document kan naar dit standaard format worden omgezet. Documentatie die vaak onderdeel is van de communicatie tussen partners is inkooporders, transportinformatie, facturatie etc. EDI kan alleen goed functioneren als alle betrokkenen de EDI standaarden ondersteunen. Bij het kiezen van een ERP systeem is het dus belangrijk om te kijken naar de versie van EDI die wordt ondersteund. De meeste grote ERP systemen hebben hun eigen oplossing. Als deze niet hetzelfde zijn als de EDI van uw partners, dan wordt de communicatie tussen partners een stuk lastiger.

Verreweg de belangrijkste reden voor handelsorganisaties om EDI te gebruiken is om de kosten te drukken.

Doordat de communicatie tussen partners veel minder inmenging van menselijke handelingen vergt, kan het personeel voor andere taken worden ingezet (of voor een reductie in het personeelsbestand)
Al eerder benoemde wij dat het terugbrengen van fouten een andere reden is voor de ondersteuning van EDI. Menselijke fouten in de communicatie tussen partners kan zorgen dat er voorraadproblemen ontstaan, wat erg schadelijk is voor groothandels.

Naast de bovengenoemde voordelen helpt EDI om de band tussen uw partners te verbeteren. Steeds meer zien we dat grote partijen partners zoeken die hun EDI ondersteunen. Deze kleinere partners worden daarmee min of meer gedwongen om deze standaard te ondersteunen.