Shane Co. gaat mede failliet door ERP

In 2005 tekende Shane Co., een van de grootste retailers in juwelen, een contract met SAP voor een de invoering van een geavanceerd PoS (point of sale) en inventaris systeem. Er werd begroot dat de implementatie niet meer dan 8 miljoen euro moest kosten en dat de uitrol in een jaar zal worden voltooid. De kosten overschreden de voorgestelde budgetten dramatisch. 3 jaar later en 30 miljoen euro armer had Shane nog steeds niet een goed werkend systeem. Het bleek dat het nummeringsgedeelte van de inventaris mis ging waardoor Shane een structureel overschot had aan inventaris.

In 2009 vroeg Shane Company faillissement aan. Hierbij sloten zij kantoren in zes verschillende Amerikaanse steden. Shane legde de schuld van dit faillissement deels bij SAP omdat het bedrijf grote problemen kreeg na de implementatie van een nieuw ERP systeem. Zij gaven toe dat macro-economische omstandigheden en een hevige concurrentie er ook voor hebben gezorgd dat Shane niet meer haar hoofd boven water kon houden. De problemen met de ERP implementatie waren echter de druppel die de emmer deed overlopen. Overigens opende Shane haar deuren weer in 2010 nadat een reorganisatie er voor had gezorgd dat alle schulden konden worden terug betaald.

Wat ging er mis?

Even afgezien van de zaken waar Shane Co. SAP van beschuldigde waren een aantal zaken die helemaal verkeerd werden aangepakt door Shane. De grootste blunders zullen wij hieronder bespreken.

Totaal verkeerde inschatting van de kosten

Met een jaarlijkse inkomsten van rond de 150 miljoen euro sloeg het nergens op dat de implementatiekosten opliepen tot iets minder dan 30 miljoen euro. De kosten stonden totaal niet in verhouding met de omzet. Dit duidt op slecht management van het IT project. Het percentage kan verschillen, maar de meeste implementatiekosten zitten dik onder de 10% van jaarlijkse omzet. Bij Shane Co. Lag dit percentage net onder de twintig procent. Daarbij moet vermeld worden dat het systeem nooit heeft gewerkt en dat zij dit geld feitelijk hebben weg gegooid.
Als blijkt dat de kosten van een IT project volledig de pan uitrijzen dan moet het management bereid zijn om de stekker uit het project te trekken. Zelfs op de middelbare school leren wij dat “verzonken kosten” moeten worden genegeerd bij tussentijdse evaluaties. Het mag niet zo zijn dat de overschrijdingen van het budget te laat werden opgemerkt, daarvoor is de schade te groot geweest aan Shane.

Slecht gedefinieerde eisen

Gezien het feit dat het Shane zo veel besteedde aan het inventaris management systeem van SAP en nog steeds geen werkende oplossing vond, geeft ook aan dat de eisen aan het systeem niet goed genoeg waren gedefinieerd en gekwantificeerd. Wij hebben hier ook over gesproken in het artikel 5 tips over ERP implementatie".

Niet goed genoeg getest voor live gang

Naast dat de eisen niet goed gedefinieerd waren, werd het systeem niet goed genoeg getest voor de live gang. Dat is echt een onvergeeflijke fout. Het is menselijk om een project wat al te lang duurt snel af te ronden, maar een ERP dat niet voldoende is getest in gebruik nemen kan dramatische gevolgen hebben voor handelsbedrijven. In dit geval betekende het dat er bij Shane altijd te veel inventaris aanwezig was en dat de magazijnen uitpuilden. Iedereen in de handelssector weet dat dit veel geld kost. Wat misschien nog wel erger was dat er items door elkaar stonden. De inventaris was deels gewoon incorrect in het systeem ingevoerd. Dit betekent dat het systeem kan aangeven dat een product dat beschikbaar is niet op voorraad is en andersom.