TMS systeem

Transportation Management Systemen of TMS systemen zijn onderdeel van Supply Chain Management Software (SCMS). Het stelt bedrijven in staat om alle processen te automatiseren die te maken hebben met transport. Vaak is een TMS systeem onderdeel van een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem. Ook een TMS werkt met één centrale database die door meerdere gebruikers worden onderhouden. Als een vrachtwagenchauffeur invoert dat deze op weg is naar een locatie, dan is deze informatie real-time onzichtbaar voor alle bevoegden. Het management kan dus veel beter zicht krijgen op alle transportactiviteiten. Tegenwoordig worden TMS systemen vooral modulair aangeboden. Modules die u standaard tegenkomt zijn Ordermanagement, Relatiebeheer, Fleetmanagement en vele anderen. De belangrijkste toepassing is misschien wel transport planning. Deze functies stellen u in staat om transportmiddelen (vrachtwagens, chauffeurs) te koppelen aan orders. Hoe efficiënter de beschikbare transportmiddelen met een orders omgaan, hoe meer geld kan worden bespaard. Zo een planning kan erg uitgebreid zijn. Er zijn natuurlijk veel verschillende manieren waarop een product kan worden vervoerd. Een TMS systeem stelt gebruikers in staat om inzicht te krijgen in de snelste, goedkoopste en/of meest betrouwbare manier van transport. Naast het kiezen van een vervoersmiddel (trein, boot, vrachtwagen etc.) is het natuurlijk ook belangrijk om de juiste transportpartner te kiezen. Zodra zo een zogenaamde Logistic Service Provider (LSP) én transportmodus is gekozen, kan met een TMS systeem worden geanalyseerd wat de beste methode is om de goederen te vervoeren. Naast planning dient TMS als controle mechanisme. Zo kunt u zelf randvoorwaarden opstellen (een uiterste levertijd bijvoorbeeld). Zodra deze voorwaarden worden overschreden kunt u hier melding van krijgen.

De voordelen van een TMS systeem

Verreweg de meest ondernemingen implementeren een TMS om de transportkosten terug te brengen. Aangezien dit een van de grootste uitgavenposten is voor een groothandel kan een paar procent kostenbesparing al een grote impact hebben op de winst. Een TMS systeem biedt echter nog meer voordelen. Juist door naar alle factoren te kijken, zoals levertijden en transportmiddelen die “lean” bedrijfsprocessen ondersteunen, kan een groothandel floreren.

Stelt dat u een bestelling schoenen verstuurt en u kunt tussen kiezen tussen drie verschillende logistieke partners (LSP). De meest ondernemingen kiezen het vaakst de LSP met de laagste kosten zodat marges worden gemaximaliseerd. Na een tijdje draait u een rapportage in uw TMS systeem en dan blijkt dat de eerste LSP, die 7 van de 10 keer de goedkoopste is, slechts 35% van uw leveringen op tijd bij de klant brengt! Dit blijkt een grote last te zijn voor uw customer service en door de lage klanttevredenheid zijn terugkerende orders minder waarschijnlijk. De andere opties zijn samen slechts in 30% van de gevallen de gevallen het goedkoopst maar leveren wel altijd alles netjes af. Dit is cruciale informatie. Sommige logistieke partners blinken uit in korte levertijden, andere opereren tegen de laagste kosten of zijn meest betrouwbaar (komt altijd afspraken na en hoge accuratesse). Lage kosten zijn slechts een deel van ROI. Met TMS krijgt u het holistische beeld dat u nodig heeft om succesvol te zijn.

Wat zijn de kosten van TMS

Veel leveranciers van TMS leveren systemen die qua functionaliteiten nogal vergelijkbaar zijn. Zoals wij al eerder stelde worden hedendaagse TMS systemen vaak modulair opgebouwd. Toch zijn er ook veel leveranciers die zich hebben gespecialiseerd in een specifieke branche (verhuisbedrijven, afvaltransport). Uiteraard geldt hier dat naarmate de complexiteit ook de kosten toenemen. Hierdoor is het moeilijk aan te geven wat u kunt verwachten. De kosten van software en benodigde complexiteit hangt af van de totale kosten die een bedrijf normaal gesproken reserveert voor transport.